【36協定】「届出」だけでは無効？労基署が厳しく見る「協定書」と「代表者選出」の落とし穴

こんにちは。社会保険労務士のなわです。

「36協定は毎年、労基署へ届け出ているから大丈夫」 そう安心している経営者様、担当者様はいらっしゃいませんか？

実は、「形式的に届出が受理されている」ことと、「その36協定が法的に有効である」ことは別問題です。 最近では労働基準監督署の指導も積極化しており、単に書類が出ているかだけでなく、「適正な手続きで協定が結ばれているか」まで厳しくチェックされる傾向にあります。

今回は、多くの企業が誤解している「36協定の実務」について、基本からよくあるミスまで徹底解説します。

36協定を出しているのに「是正勧告」？その理由とは

なぜ、きちんと届出をしているのに、是正勧告（指導）を受けるケースがあるのでしょうか。 それは、36協定の効力である「免罰効果（残業させても罰せられない効果）」を得るためには、以下の2つの要件を両方満たす必要があるからです。

1. 使用者と過半数代表者が、適正に協定を結ぶこと（契約の成立）

2. その内容を労基署に届け出ること（行政への報告）

多くの企業は「2. 届出」だけで満足してしまい、「1. 適正な締結」がおろそかになっているケースが散見されます。 もし要件1を満たしていない場合、いくら書類を出していてもその協定は無効であり、残業させること自体が法律違反となってしまいます。

多くの企業が誤解している「協定書」と「協定届」の違い

36協定が無効になる原因の一つに、書類の役割に関する誤解があります。

「協定書」と「協定届」は別物

本来、36協定の手続きは以下のステップで行います。

1. 【協定書】 社内で会社と社員代表が話し合い、残業ルールを決めて契約書（協定書）に調印する。

2. 【協定届】 決まった内容を、労基署提出用の様式（協定届）に転記して届け出る。

しかし、実務の現場では「協定届（様式第9号）」に直接サインをして提出し、社内には控え（コピー）しかないという運用が多く見られます。 もちろんこの運用も認められてはいますが、「協定届」はあくまで「報告書」であり、「契約書」ではありません。

押印不要による「形骸化」リスク

令和3年4月から、協定届への押印が不要になりました。

これにより、経営者や担当者が社員代表に知らせず勝手に書類を作って届け出てしまうケースが増えています。しかし、実態としての労使合意がなければ、その届出は虚偽となり、協定は無効です。 確実な証拠を残すためにも、届出用紙とは別に「協定書」を作成・締結することをお勧めします。

実務担当者がやりがちな3つの重大ミス

資料に基づき、よくある間違いを3つ紹介します。

ミス1：　過半数代表者の選び方が「NG」

36協定を結ぶ相手（過半数代表者）の選び方には厳格なルールがあります。 厚生労働省の資料によると、約16.0%の事業場で選任手続きが適正ではないというデータがあります。

• × 会社が指名している（「君、やっておいて」は無効）

• × 親睦会の代表が自動的になっている

• × 管理職（課長・部長）がなっている

これらはすべて無効リスクがあります。必ず「36協定締結のために」、投票や挙手などの民主的な手続きで選出してください。

ミス2：　「残業時間」のカウント間違い

36協定で上限となる時間は、「所定労働時間」を超えた時間ではなく、「法定労働時間（1日8時間・週40時間）」を超えた時間です。

• 例：所定7時間の会社で9時間働いた場合

    ◦ 会社としての残業：2時間

    ◦ 36協定の対象時間：1時間（9時間 － 法定8時間）

ここを混同していると、不要な特別条項を結んでしまったり、管理が煩雑になったりします。

ミス3：　届出書類の記載ミス

提出書類（協定届）の記載においても、注意が必要です。

• 起算日のズレ：賃金計算期間の初日（給与締め日の翌日など）に合わせるのが鉄則です。ずれていると管理が二重になります。

• 休日労働の時刻：「9:00〜18:00」と限定的に書くと、夕方のトラブル対応（18:00以降）ができなくなります。「8:00〜21:00」など、可能性のある最長時間で設定しましょう。

放置した場合のリスク

不適切な36協定を放置することには、以下のリスクがあります。

• 刑事罰の対象：協定が無効であれば、適法に残業させる根拠がなくなるため、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金の対象となります。

• 是正勧告：労基署調査で「代表者の選出記録を見せてください」と言われ、答えられないと指導を受けます。

今すぐできるチェックポイント

次回の更新に向けて、以下の項目を確認してください。

• [ ] 代表者は「管理職以外」の人ですか？

• [ ] 代表者は「投票・挙手・話し合い」で選びましたか？（指名はNG）

• [ ] 選出の経緯がわかる記録（投票用紙やメールなど）を保存していますか？

• [ ] 協定の「起算日」は給与計算期間と合っていますか？

• [ ] 特別条項が必要な業務なのに、通常の様式で出していませんか？

まとめ

36協定は、単なる「役所への提出書類」ではありません。会社と従業員が納得して働くための重要な「契約」です。

「毎年同じ内容で出しているから大丈夫」と思わず、一度手続きの流れを見直してみてください。

「代表者の選び方が不安」「協定書の作り方がわからない」という場合は、お近くの社労士までご相談ください。正しい手続きが、会社を守る第一歩になります。